Privacybeleid
Vereniging Scouting Arooda Dordrecht (in het vervolg Scouting Arooda) verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.
Privacystatement
In het privacystatement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Arooda via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.
Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via de website Arooda.nl. De gegevens worden via een
webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. Enkel de ledenadministratie (gegevensbeheerder) en webmaster hebben inzicht in deze gegevens. Eventueel kan het aanmeldingsformulier fysiek overhandigd worden via de speltakleiding aan de ledenadministratie. Zodra het lidmaatschap geactiveerd is, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt het originele formulier vernietigd.
Scouts Online
Bestuur en leiding van Scouting Arooda hebben toegang tot de digitale gegevens in Scouts Online. De exacte toegangsrechten zijn functie- en/of persoonsgebonden. Elk lid heeft alleen toegang tot zijn of haar eigen persoonsgegevens via Scouts Online.
Gezondheidsformulieren voor activiteiten en kampen
Scouting Arooda hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie betreffende de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergiëen of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier die per activiteit dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde gezondheidsformulieren worden zorgvuldig bewaard. De gezonheidsformulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.
Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van relevante informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie van een jeugdlid. Scouting Arooda mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.
Registratie activiteiten
Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een online registratieformulier op Scouting Online. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.
Financiële gegevens
De contributie worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online en in het boekhoudingsprogramma van Scouting Arooda. De penningmeester van Scouting Arooda heeft inzicht in de financiële gegevens. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.
Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke en/of digitale lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders om in geval van nood de ouders van de jeugdleden te kunnen bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.
Online media
Scouting Arooda maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante informatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het e-mailadres dat bij lidmaatschapsregistratie in Scouts Online is opgegeven. Bij het verzenden van de nieuwsbrief worden de emailadressen in het bcc-veld gezet, zodat deze niet zichtbaar zijn voor derden.
Op de website Arooda.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.
Scouting Arooda maakt gebruik van Social Media zoals Facebook en WhatsApp. Hiervoor geldt het privacy statement van het betreffende sociale medium. Hierop heeft de vereniging geen invloed.
Beeldmateriaal
Scouting Arooda maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van de vereniging en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd aan de ouders voor het maken en gebruiken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden.
Communicatie
Het privacybeleid van Scouting Arooda is terug te vinden op de website Arooda.nl en/of op te vragen via de vereniging.
Datalekken
Indien er sprake is van een datalek of een vermoeden hiervan wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek adviseert Scouting Nederland de vereniging hoe hier mee om te gaan. De vereniging heeft de verplichting dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.
Recht op vergetelheid en inzage in de eigen persoonsgegevens
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid of inzage in gegevens reageert Scouting Arooda binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk ingediend te worden bij het verenigingsbestuur. In geval van een geschil wordt dit verzoek conform het privacybeleid van Scouting Nederland door de afdeling Juridische zaken in behandeling genomen.
Namens Verenigingsbestuur Scouting Arooda Dordrecht